事務所移転でやること一覧｜1か月前からの進め方と、抜けやすい手続き
事務所の移転は、物件を決めたあとに「誰が・いつまでに・どこへ届け出るか」が一気に増えます。この記事では、1か月前から当日までにやることを時系列で並べ、後回しにすると間に合わなくなる3つの手続きを先に挙げます。はじめて担当される方が、抜けを見つけるためのチェックリストとして使える形にしています。
後回しにすると間に合わない3つの手続き
移転作業のうち、日程をこちらで決められないものが3つあります。この3つは物件が決まった日に着手してください。他の作業は多少ずれても取り返せますが、この3つは相手側の都合で待たされます。
- 賃貸借契約の解約予告：予告からの月数が契約書で決まっています。気づくのが遅れると、二重に賃料を払う期間が伸びます。
- 通信回線の移転や新設：立ち会いの日程が数週間先になることがあります。開通しないまま移転日を迎えると、初日から仕事になりません。
- 各種の住所変更の届出：期限が定められているものがあります。まとめて出そうとすると、必要な書類がそろわず遅れます。
1か月前にやること
解約の予告は「契約書の月数」を先に見る
まず、いまの事務所の賃貸借契約書を出してきて、解約予告の条項を確認します。予告の期間は契約によって違うため、「たしか3か月前だったはず」で進めないでください。確認したら、予告の書面をいつまでに出すかを先にカレンダーへ入れます。
あわせて、原状回復の範囲もこの時点で読んでおきます。どこまで戻すかで費用が大きく変わり、見積りを取る時期も変わってくるためです。
見積りは3社に絞る
引越し業者の見積りは、多く取るほどよいわけではありません。3社を超えると、比較よりも日程調整に時間を取られます。依頼するときは、次の情報をそろえてから声をかけると、金額の差が比べられる形で返ってきます。
- 移転元と移転先の住所、それぞれの階数とエレベーターの有無
- 運ぶものの量（机・椅子・書庫の数）
- 希望の日程と、土日夜間が可能かどうか
- 処分してほしいものがあるか
2週間前にやること
この時期は、社外に向けた連絡が中心になります。住所が変わることを知らせる相手は、思っているより多岐にわたります。抜けやすいのは、日常的にやり取りのない相手です。
連絡先の洗い出しチェックリスト
- 取引先（請求書の送付先が変わる相手を優先）
- 金融機関・保険・リース会社
- 定期購読・定期配送を受けているもの
- Webサイト・名刺・封筒・印章に入っている住所
- 地図サービスや各種の登録情報
名刺や封筒は、刷り直しに日数がかかります。移転日から逆算して、いつ発注すれば間に合うかを先に印刷会社へ聞いておくと安全です。
1週間前と当日
梱包を始めたら、段ボールに「新しい事務所のどこへ置くか」を番号で書きます。中身を書くだけだと、当日に置き場所を一つずつ聞かれることになり、搬入が止まります。新オフィスの平面図に同じ番号を振っておけば、業者だけで置き終えられます。
| タイミング | やること | 担当の目安 |
|---|---|---|
| 前日 | 通信機器の取り外し、貴重品の持ち出し分の仕分け | 情報システム／総務 |
| 当日 午前 | 旧オフィスからの搬出、立ち会い | 総務 |
| 当日 午後 | 新オフィスへの搬入、番号どおりの配置 | 総務／各部署から1名 |
| 当日 夕方 | ネットワークの開通確認、電話の着信テスト | 情報システム |
| 翌営業日 | 旧オフィスの明渡し、鍵の返却 | 総務 |
※表の内容は構成見本のためのダミーです。
移転先の探し方3通りの比較
探し方によって、かかる手間と選べる物件の幅が変わります。どれが正しいということはなく、社内に物件を見に行ける人がいるかどうかでおおよそ決まります。
| 自分で探す | 仲介会社に頼む | 移転の代行に頼む | |
|---|---|---|---|
| 社内の手間 | 大きい | 中くらい | 小さい |
| 見られる物件 | 公開されているもの中心 | 非公開のものも含む | 非公開のものも含む |
| 費用 | かからない | 仲介手数料 | 仲介手数料＋代行費 |
| 向いている場合 | 希望の条件がはっきりしている | 条件を相談しながら決めたい | 担当者を専任で置けない |
| 注意したい点 | 内見の日程調整がすべて自社の負担になる | 担当者によって提案の幅が変わる | どこまでを任せるかを先に決めないと費用が読めない |
※比較の項目立てと表の作り方をご覧いただくためのダミーです。
よくある質問
移転の準備は、どのくらい前から始めればよいですか？
担当を1人に任せても回りますか？
不要になった什器はどうすればよいですか？
実際の記事では、制度・期限・金額に関わる記述に必ず出典を付けます。書き方は次の形に統一します。
発行元の正式名称「資料・ページの正式タイトル」公開日または最終更新日（確認した日時点）- 省庁・自治体の一次情報を優先し、まとめサイトや他媒体の記事は出典にしません。
- リンク先が移転・削除されていないことを公開前に確認し、確認した日付を残します。
この見本はダミー原稿のため、実在の出典URLは記載していません。実在しないURLを出典として書くことは行いません。
制作した側からの補足（この見本で見ていただきたいところ）
- 結論を先に置いています。冒頭の要点と「後回しにすると間に合わない3つ」を先に出し、詳細を後ろに回しています。検索から来た読み手は、全文を読まずに離脱する前提で並べます。
- 見出しは、読み手の言葉で書いています。「解約予告について」ではなく「解約の予告は契約書の月数を先に見る」のように、見出しだけで行動が分かる形にします。
- 表と図は、文章で書くと長くなる箇所にだけ使います。装飾のために置きません。
- 数値・制度は一次情報を確認してから書きます。この見本ではあえて具体的な月数や金額を書かず、確認すべき場所（契約書・発行元）を指すにとどめています。
- 出典欄の型を先に決めます。複数人で書く媒体では、この型があるかどうかで記事の信頼性が安定します。